Dane osobowe. Co pracodawca może wiedzieć o pracowniku?

Dane osobowe czyli co?

W świetle prawa dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej; np. imię i nazwisko, numer pesel. Warto tu jednak zaznaczyć, że w poczet danych osobowych nie wilcza się pojedynczej, bardzo ogólnej informacji dotyczącej np. wykształcenia, wielkości zarobków, czy nazwy ulicy na której mieszka wiele osób. Dzieje się tak dlatego, że za pomocą takich ogólnych informacji nie ma możliwości zidentyfikowania konkretnej osoby. Dane osobowe codziennie przetwarzają nie tylko różne instytucje i urzędy, ale także pracodawcy u których mieliśmy okazję pracować – choćby tylko chwilowo. Na co mogą sobie pozwolić?

Te dane musisz ujawnić

Prawo zobowiązuje pracodawcę do przetwarzania danych osobowych swoich pracowników w sposób i w zakresie niezbędnym dla celów zarządzania zasobami ludzkimi. – Zakres danych osobowych, jakie pracodawca może zbierać od pracowników i osób ubiegających się o pracę, reguluje artykuł 22 Kodeksu Pracy – mówi mec. Konrad Syryca z Fic, Syryca Kancelarii Radców Prawnych Sp. P. – Z zasady więcej danych osobowych można wymagać od pracownika, a mniej od osób dopiero aplikujących na dane stanowisko – wyjaśnia mec. Syryca.

Jeśli ubiegasz się o pracę, pracodawca może wymagać od Ciebie następujących danych:

* imię (imiona) i nazwisko,
* imiona rodziców,
* data urodzenia,
* adres zamieszkania (adres korespondencyjny),
* informacje dotyczące edukacji i historii zatrudnienia

Z chwilą zatrudnienia szef może żądać od Ciebie dodatkowych danych (poza tymi wymienionymi wyżej). Są to:

* imiona, nazwiska i daty urodzenia dzieci (jeśli takie dane są potrzebne do przyznania pracownikowi specjalnych uprawnień wynikających z prawa pracy)
* numer identyfikacyjny PESEL pracownika

Oprócz tego pracodawca może prosić Cię o podanie innych danych – ale tylko jeśli wynika to z innych przepisów prawa. Tak dzieje się np. gdy pracownik ubiega się o świadczenia z funduszu świadczeń pracowniczych. W celu przyznania zasiłku pracodawca może poprosić o dane, które pozwolą mu podjąć odpowiednią decyzję. To jakich dodatkowych dokumentów będzie oczekiwał powinno być określone w regulaminie pracy.

Co może ujawnić szef?

Należy tu też zaznaczyć, że pracodawca zobowiązany jest do przechowywania akt pracowników (a tym samym ich danych osobowych) przez okres 50 lat dla celów ubezpieczeń społecznych. Oczywiście pracodawca jest obowiązany też chronić dane osobowe pracowników, ale trzeba wiedzieć, że niektóre z nich mogą być ujawnianie. Dotyczy to np. imienia i nazwiska osoby oraz służbowego adresu email. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 19 listopada 2003 r (sygnatura akt I PK 590/02): „[…] pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika”.

Fic, Syryca Kancelaria Radców Prawnych Sp. P.